تنظيم المؤتمرات العلمية

تنظيم المؤتمرات العلمية

ليس من السهل تنظيم المؤتمرات العلمية بالشكل المُرضي أمام العالم، حيث أنه في الآونة الأخيرة أصبحت الندوات والمؤتمرات العِلمية تغزو العالم العربي بشكل كبير، وهذا جعلت عملية التنظيم لا تكون بالشكل المثالي المرجو، كما يوجد هناك العديد من العراقيل التي تواجه المسؤولين عن إعداد وتنظيم تلك المؤتمرات العلمية، والتي يسعوا جاهدين مواجهتها حتى تبدو النتائج مُرضية للجهات الداعمة وأيضًا الجهات المُعدة والمنظمة، إلى جانب المُشاركين والجمهور، لهذا فقد يرغب الكثير من الباحثين والعِلميين القائمين على الندوات والمؤتمرات معرفة ما هي الطريقة المُثلى لـ تنظيم المؤتمرات العلمية، فتابعونا لمعرفة المزيد من التفاصيل الهامة عن ذلك الموضوع مع مؤسسة الشرق الأوسط للنشر العلمي.

تنظيم المؤتمرات العلمية

يُعرف المؤتمر العِلمي أولًا بأنه الوسيلة الأهم لنشر الدراسات والأبحاث العِلمية المكتوبة والمُقدمة باسم الباحث والتي تكون تحت رعاية تحكيم لجنة إعداد وتنظيم المؤتمرات العلمية، وبالرغم من ذلك فكان الإقبال عليها ضعيف لكن الآن يُعد من أفضل وسائل النشر العِلمي المُنافسة والتي لا تقل أهمية أبدًا عن النشر في المجلات العِلمية المُحكمة، من حيث قُدرات المُراجعة والتحكيم والقوة العِلمية، لكنها سُرعان ما تغلبت عليها من بعض الاتجاهات مثل؛ الإنجاز في الرد على الأبحاث التي يتم تقديمها للنشر فيها، وتلك هي سمة مميزة بالنسبة للباحثين وهي تُعد أسرع طريقة لنشر نتائج أبحاثهم، بخلاف الجانب التشاركي، والمُقابلة مع الأسماء اللامعة والبراقة في مجال الاختصاص، وهذا ما يعمل على منح المزيد من الخِبرات للباحث والتشجيع على التعليم بشكل مباشر، بالإضافة إلى توسيع أُفق جديدة أمام الكثير من الدراسات المتطورة، وهذا يجعل الباحث والمُشترك دائمًا يشعرون بثقة كبيرة في إمكانياتهم وقُدراتهم.

مع العِلم أن هُناك بعض الأُناس يعتقدون خطئًا أن تلك المؤتمرات العِلمية ما هي إلا مضيعة للوقت وأنها تودي بالمزيد من الأموال هباءًا، لكنهم لا يعتبرون بالأهمية في هذه المؤتمرات والندوات العِلمية، ولا يتصورون كم الإنتاج والإبداعات التي تخرج منها، حيث يوجد هناك بعض المؤتمرات التي هدفها الدعاية أو التعريف ببعض المسؤولين أو مُرتادي المناصب الجديدة، لكنه في الأساس يكون النسبة الأكبر تكون بهدف عِلمي بحثي وخاصًة المؤتمرات العِلمية ذات الطابع الدولي.

ما هي أهم العوامل التي يجب توافرها حتى ينجح أي مؤتمر علمي دون صعوبات؟

لابد من توفير عدة عوامل في أي مؤتمر عِلمي حتى يمكننا القول بأنه مؤتمر ناجحًا بالفعل، وهذه العوامل تُكمن في الآتي:-

أولا: الإدارة المُنظمة والخبيرة

يجب أن يتمتع المسؤول عن لجنة تنظيم المؤتمرات العلمية، التمتع بالكثير من الخِبرات العِلمية والتقنية، بالإضافة إلي التمتع بالحزم والصرامة في قراراته من ناحية، وأن يكون متوافقًا عليه من قبل فرق العمل من ناحية أخرى، بجانب تمتعه أيضًا بمهارات تواصل عالية، هذا إلى جانب ضرورة أن يكون المدير والمسؤولين عن إدارة المؤتمر لديهم جميع المؤهلات والمهارات التي تجعلهم قادرين على تغلب الصعاب والعراقيل التي تواجههم مهما كانت.

ما هي وظائف أو مهام الإدارة في المؤتمر العِلمي؟

من مهام الإدارة ما يلي:-

١- ضرورة تأمين الجو المُلائم لنوع اللقاء أو الندوة ودعم ذلك بكافة الوسائل المُساعدة لذلك، مثل التجهيزات الضوئية، والتأثيرات الصوتية، بجانب أحدث أجهزة العرض التكنولوجية.

٢- العمل على تحديد المواضيع التي سيتحدث فيها المؤتمر العِلمي، بجانب دعم الفعاليات التي تمنح عرض البحث بشكل أوضح، مثل إقامة ورش عمل من ضمن برنامج المؤتمر العِلمي والمُتطلع.

٣- أيضًا تحديد المكان الذي سوف يتم فيه انعقاد المؤتمر العِلمي والذي يتناسب مع مكان إقامة الحضور ووسائل النقل المُجهزة والمؤمنة، مع توفير البيئة الملائمة.

٤- من أهم الأشياء التي ترتكز عليها لجنة تنظيم المؤتمرات العلمية، هي العمل على تحكيم الأبحاث العِلمية المُقدمة للمُشاركة بالمؤتمر وذلك قبل الاعتراف بها من خلال تعيين مُحكمين ذو كفاءة عالية ومُحترفين.

٥- القيام بإدارة برنامج المؤتمر العِلمي وحساب التكاليف مع ما يُلائمه والميزانية الممنوحة والجهات الراعية على ذلك.

٦- القيام بدراسة الإمكانيات والقُدرات لإرفاق المؤتمر العِلمي بالنشاطات الداعمة لموضوع اللقاء مثل؛ الجولات السياحية وزيارة الأماكن ذات صلة.

٧- العمل على إدارة الوقت ومُناسبته مع عدد الحضور، والمُدة المُحددة لإلقاء المُلخص وتلقي النقاشات والنقد البناء، وكذلك توجيه المُشاركين لشرح المعاني غير الواضحة في البحث وإدارة الحوارات.

٨- دعوة الصحافة ووسائل الإعلام لنقل وقائع المؤتمر وآخر النتائج التي توصل إليها، بجانب تأمين تغطية مباشرة وفق طبيعة المؤتمر.

٩- العمل على الإعلان عن المؤتمر العِلمي وإرسال دعوات الحضور وتحديد موعد تلقي الأبحاث لتحكيمها والاجابة عليها.

١٠- بالإضافة إلى تدوين وكتابة المُلاحظات ووقائع المؤتمر والمُناقشات الجارية وفصل النقاشات الحادة والاستعانة بالخبراء لتحكيمها.

ثانيًا: تنظيم التفاعلات مع المؤتمر

من العوامل الأخرى والمهمة في نجاح المؤتمر العِلمي، العمل على تقديم المشاركين والمدعوين لأبحاث ودراسات بجانب التعرض لمناقشات قد تعكس الروح التفاعلية وتبادل الآراء ونقل الخبرات، مما يتطلب ذلك تنظيم مُعرف من قبل سابق وتعريف بالشخصيات وتحقيق التكافؤ على الصعيد الفكري بين الحاضرين، بجانب تأمين الراحة في مكان انعقاد المؤتمر ومكان إقامة المشاركين.

وعلى كل مُشارك لابد من التحضير بمجموعة من الأفكار مع الاستعلام عن تفاصيل الموضوعات المطروحة في الاجتماع، هذا بجانب الدقة في مواعيد الحضور والالتزام بالمقاعد المخصصة.

ما هي أهداف المؤتمر العِلمي؟

توجد مجموعة من الأهداف التي يسعى إليها المؤتمر، وهي كالآتي:-

١- رفع درجة مستوى المعرفة والعمل على تحقيق الانفتاح العِلمي عن طريق الاستفادة من النقاشات التي تحدث وما نتائج أفكارها.

٢- تحاول لجان تنظيم المؤتمرات العلمية أن تُحقق نتائج ودراسات حديثة عن طريق الأبحاث التي يتم تقديمها في المؤتمر بجانب تقديم تغيير أو تطوير لأحد جوانب المُجتمع.

٣- هذا بجانب تأمين لقاء بين الخُبراء والباحثين المُشاركين وما ينعكس من هذا على عملية التبادل العِلمي وتشجيع المُشاركة بينهم.

٤- كما تهدف اللجان الخاصة والمسؤولة عن تنظيم المؤتمرات العلمية لبناء العلاقات الاجتماعية بين الأكاديميين عن طريق هذا الحدث.

٥- العمل على تحكيم وتوثيق الدراسات المُشاركة والتأكيد على ضمان حقوق الملكية للباحث.

٦- أيضًا بناء قاعدة بيانات عِلمية عن طريق الأبحاث المُشاركة في المؤتمرات العلمية حتى يمكن الاستناد والاستدلال عليها في أي وقت.

ما المقصود بأرشفة وقائع المؤتمر العِلمي؟

 يقصد بأرشفة وقائع المؤتمر، الآتي:-

١- القيام بنشر الأبحاث المُشاركة في مُلحق المؤتمر المُسمى بوقائع المؤتمر وحفظ تلك الأبحاث في أرشيف خاص في إحدى دور النشر والمكتبات المعتمدة حسب معايير حقوق الملكية وتضمينه برقم تسلسلي.

تدوين التقارير لمجريات المؤتمر والفرضيات التي ساعدت في حل المُشكلات المطروحة وإرسالها ضمن المُلحق.

٢- العمل على إجراء الدراسات التقييمية من أجل إرضاء الجمهور الحاضر عن المؤتمر ونوعية الأبحاث التي يتم تقديمها.

٣- العمل على كتابة التوصيات التي خرج بها المؤتمر والضرورات الملحة للعمل على تحقيقها وذلك لانتشار الفائدة وتحقيق المنفعة الاجتماعية.

وفي ختام مقال تنظيم المؤتمرات العلمية قد تعرفنا على العوامل التي تؤثر على نجاح المؤتمر، وأهداف المؤتمر العِلمي، هذا بجانب بعض النقاط الخاصة بذلك الموضوع.