أهداف تنظيم المؤتمرات

أهداف تنظيم المؤتمرات

يُعتبر المؤتمرات من أفضل وأهم الطُرق الشيقة والمُطورة من أجل القيام بتوصيل الرسائل المرغوب في توصيلها لدى المنظمات والمؤسسات، أيًا كانت لهدف إطلاق مُنتج أو خِدمة حديثة أو لهدف جمع التبرعات وإبراز أهم الإنجازات التي تمت، كما تُعد المؤتمرات أيضًا وسيلة من ضمن الوسائل الهامة التي يتم استخدامها لنشر المعرفة من أجل تبادل الأفكار حتى التمكن من الحصول على معلومات جديدة، لهذا سوف نطرح عليكم أهداف تنظيم المؤتمرات في هذا المقال باستفاضة، من خلال مؤسسة الشرق الأوسط للنشر العلمي، فتابعونا.

أهداف تنظيم المؤتمرات

قبل البدء في التطرق إلى أي تجهيزات فعليك عزيزي الباحث أن تعي جيدًا أهداف تنظيم المؤتمرات، فخلال إعدادك المؤتمر سوف تجد اختيارات مُتعددة ومُتنوعة يجب أن تبني اختياراتك لكافة التفاصيل على هدفك من تنظيم المؤتمر، ففي حال كان هدفك التعارف بين الحاضرين فسوف تُركز بشكل كبير على جلوسهم على موائد دائرية، بجانب أنك سوف تهتم بوجود أوقات راحة طويلة للسماح بالتعارف والحوار بينهم، كما يُمكنك تنظيم أي أنشطة ترفيهية بعد ختام المؤتمر حتى تُتيح الفرصة للكثير من التقارب بين الحاضرين، لكن في حال كان الهدف من تنظيم المؤتمر هو العمل على نشر معلومات عِلمية أو مهنية فهنا قد يختلف الأمر وسوف يكون هناك فترات راحة أقل ما يُمكن، كما يتم تنظيم جلوس الحاضرين على هيئة صفوف متتالية كهيئة الفصل الدراسي، لهذا لابد أن تحصُل على وقتٍ كافي من أجل تحديد الهدف من المؤتمر وتنظيمه حتى تكون اختياراتك مُناسبة.

من المُمكن أن تقوم بتنظيم مؤتمر لكي تقوم بتشجيع العاملين على الابداع والابتكار، وقد تقوم بتنظيم المؤتمر من أجل نشر فكرة مُعينة، وقد يكون هذا التنظيم أيضًا للعمل على تبادُل المعرفة بين العاملين في صناعة ما، ومن المُمكن تنظيم المؤتمر أيضًا لتكريم بعض الأشخاص، وسوف يتم تنظيم المؤتمر للتعريف بما تُقدمه من خدمات، أو مُناقشة موضوع ما، لهذا يجب أن يعرف فريق العمل أهداف تنظيم المؤتمرات التي ينووا العمل عليها.

عوامل تنظيم المؤتمرات

توجد عِدة عوامل لابد من معرفتها حتى يتم تنظيم المؤتمرات بشكل جيد ومثالي، ومن هذه العوامل ما يلي:-

١- مدة المؤتمر

من المُمكن استمرار المؤتمر بضعة ساعات أو يوم أو بضعة أيام، وقد يحكُم المُدة مجموعة مُختلفة من العوامل، وهي كالآتي:-

أ- المادة التي ترغب في عرضها

قد ترغب في عرض مجموعة كبيرة من الأبحاث أو الأفكار ولهذا فسوف يكون لديك رغبة كبيرة في جعل مدة المؤتمر يطول لأكثر من يوم.

ب- الموارد المالية المُتاحة

مهما كانت الجهة المُنظمة للمؤتمر فأنها سوف تقوم بتحديد مبلغ مالي مُعين كحد أقصى وذلك للصرف على المؤتمر، وفي حال قيامك باتخاذ قرار الصرف فعليك تحديد ما الحد الأقصى بما يتلائم مع العائد، لهذا فإن الموارد المالية تجعلك تُقلل من عدد أيام المؤتمر.

ج- بعض الموارد الأخرى

في حال رَغبت في حجز قاعة مؤتمر بشركتك الخاصة فسوف تجد مُشكلة عند حجزها لعدة أيام وذلك لانشغالها بأعمال أخرى.

د- المدة المسموحة من الحاضرين

قد يوجد لديك موارد كافية مع الرغبة في عقد مؤتمر لفترة أربعة أيام، لكن الحاضرين إلى المؤتمر لم يمكنهم ذلك فتضطر إلى تقليل الفترة بما يتلائم مع الغُرف أو مع جدول الحاضرين.

هـ- مواعيد بدء وانتهاء اليوم

أيضًا يوجد لديك رغبة كبيرة في البدء مثلًا في الثامنة صباحًا حتى السادسة مساءًا، لكن يتوجب عليك معرفة هل ذلك مناسب مع الحضور أم لا، حيثُ تجد نفسك في بعض الأحيان مضطرًا للبدء في العاشرة صباحًا نظرًا لأن بعض الحضور من الشخصيات رفيعة المستوى وليس لديهم وقت الحضور مُبكرًا.

و- المؤتمر في قاعة واحدة أو أكثر من قاعة

من المُمكن انعقاد المؤتمر في قاعة واحدة وقد تتم في أكثر من قاعة مُجاورة، وفي الغالب يتم حجز قاعات كثيرة في المؤتمرات الكبيرة التي يُعرض فيها مئات الأبحاث ويكون المُشاركين من مجالات وتخصصات مختلفة.

٢- مكان المؤتمر

من العوامل الأخرى أيضًا اختيار مكان عقد المؤتمر، ويكون ذلك من القرارات التي تؤثر بشكل كبير على إنجاح المؤتمر، وهذا القرار يتوقف على عِدة عوامل كالآتي:-

أ- التمكن من الوصول لمكان عقد المؤتمر بوسائل النقل المُناسبة للحاضرين، حيثُ أنه في بعض الأوقات تكون الأماكن جيدة ولكن من الصعب الوصول إليها.

ب- إن توفير مكان لوقوف السيارات من العوامل التي تؤثر في الحاضرين للمؤتمر في الكثير من الأحيان.

ج- تؤثر حجم القاعة في تحديد عدد المُشاركين في المؤتمر، حيثُ أنه لابد أن يكون حجم القاعة يتناسب مع عدد الحاضرين.

د- التعاون والسلاسة والمرونة من أهم العوامل التي تؤثر أيضًا في المؤتمر، فكُلما كان مسؤولي المؤتمر يتسم بالحنكة والمرونة والسرعة، كُلما كان المؤتمر ناجح.

هـ- لابد أن يتلائم المكان مع مستوى الحضور، حيثُ يجب أن لا يكون أقل من المتوقع ولا أعلى أيضًا.

٣- الحاضرون

أيضًا فإن تحديد تخصُصات ومستوى وعدد الحضور من أهم القرارات التي يجب مُراعاتها في المؤتمر، فكلما كان عدد الحضور أكبر كلما كان ذلك يحتاج إلى موارد أكثر، كما أن مستوى الحضور لابد أن يكون مُلائم بمعنى أنك يجب أن تدعو الشخصيات المُستهدفة بالمؤتمر أو الشخصيات التي تهتم بموضوعات المؤتمر.

٤- موعد المؤتمر

بالطبع يكون اختيار موعد المؤتمر له تأثير كبير على نسبة الحضور والإقبال على المؤتمر، فلابد أن يكون ميعاد المؤتمر مُناسب للحاضرين.

٥- الطعام والشراب

يجب عليك أن تهتم بكل تفاصيل المؤتمر إن أردت أن يكون المؤتمر ناجح كما ترغب، لهذا لابد من اهتمامك بالطعام والشراب الذي سوف يُقدم للمدعوين في المؤتمر، ويجب أن تُخصص جُزء كتكلفة له، كما ينبغي عليك اختيار المكونات المناسبة بعناية، لهذا لابد من تحديد الأطباق التي سوف يتم تقديمها في المؤتمر قبل سابق مع تحديد وقت محدد لها لإنهائها في الوقت المتاح.

٦- الهدايا والجوائز

في الغالب ما يتم توزيع الجوائز أو الهدايا في المؤتمرات سواء للعارضين أو المنظمين أو لبعض الشخصيات المرموقة، فيظهر أن ذلك سهلًا ولكن ذلك يأخذ مُدة كبيرة من أجل إعداد تلك الهدايا، لهذا لابد أن يتم اختيار نوعية الجوائز المُناسبة والتي تتلائم مع الموارد المالية الخاصة بك.

٧- جدول المؤتمر

من المعروف أن الجدول الزمني الخاص بالمؤتمر يُعد من الأمور الهامة والتي لابد أن يُراعي فيها الآتي:-

أ- توفير أوقات كثيرة وكافية من أجل الراحة، وذلك حتى يتم السماح للمُشاركين بالتواصل، والاسترخاء، وتناول الطعام، وقضاء الحاجة، والصلاة، وغيرها.

ب- العمل على ضبط إيقاع المؤتمر من حيث البدء بأقوى العروض مع بداية اليوم، ثُم يليه في كل جلسة أو فقرة.

ج- يجب وضع خطة زمنية من أجل عرض بعض الموضوعات، حيث ُ أن هناك بعض الموضوعات تحتاج إلى تركيز ووقت كبير.

وفي ختام مقال أهداف تنظيم المؤتمرات فإننا أوضحنا لكم الهدف من تنظيم المؤتمر، وما هي عوامل تنظيم المؤتمر، وفي لقاء جديد مُمتع مع مقال آخر شيق تحت رعاية مؤسسة الشرق الأوسط للنشر العلمي.